Misure per lo svolgimento del processo tributario da remoto

Il “Decreto Ristori” ha stabilito, tra l’altro, le modalità di svolgimento del processo tributario da “remoto” durante il periodo di emergenza da Covid-19, attualmente individuato fino al 31 gennaio 2021, nelle zone dove sussistano divieti, limiti, impossibilità di circolazione conseguenti al predetto stato di emergenza. Il MEF successivamente ha approvato le regole tecnico-operative per la redazione dei provvedimenti giurisdizionali in formato digitale e per lo svolgimento dell’udienza da remoto.

L’articolo 27 del “Decreto Ristori” (approvato con il Decreto Legge 28 ottobre 2020, n. 137, pubbl. in G.U. n. 269/2020), stabilisce che fino alla cessazione degli effetti della dichiarazione dello stato di emergenza nazionale da Covid-19, ove sussistano divieti, limiti, impossibilità di circolazione su tutto o parte del territorio nazionale conseguenti al predetto stato di emergenza ovvero altre situazioni di pericolo per l’incolumità pubblica o dei soggetti a vario titolo interessati nel processo tributario, lo svolgimento delle udienze pubbliche e camerali e delle camere di consiglio con collegamento da remoto è autorizzato, secondo la rispettiva competenza, con decreto motivato del presidente della Commissione tributaria provinciale o regionale da comunicarsi almeno 5 giorni prima della data fissata per un’udienza pubblica o una camera di consiglio.
I decreti possono disporre che le udienze e le camere di consiglio si svolgano anche solo parzialmente da remoto, ove le dotazioni informatiche della giustizia tributaria lo consentano e nei limiti delle risorse tecniche e finanziarie disponibili.
In tutti i casi in cui sia disposta la discussione da remoto, la segreteria comunica alle parti, di regola, almeno 3 giorni prima della trattazione, l’avviso dell’ora e delle modalità di collegamento.
Si dà atto a verbale delle modalità con cui si accerta l’identità dei soggetti partecipanti e la libera volontà delle parti, anche ai fini della disciplina sulla protezione dei dati personali.
I verbali redatti in occasione di un collegamento da remoto e i provvedimenti adottati in esito a un collegamento da remoto si intendono assunti presso la sede dell’ufficio giudiziario.

In alternativa alla discussione con collegamento da remoto, le controversie fissate per la trattazione in udienza pubblica, passano in decisione sulla base degli atti, salvo che almeno una delle parti non insista per la discussione, con apposita istanza da notificare alle altre parti costituite e da depositare almeno 2 giorni liberi anteriori alla data fissata per la trattazione.
I difensori sono comunque considerati presenti a tutti gli effetti.
Nel caso in cui sia chiesta la discussione e non sia possibile procedere mediante collegamento da remoto, si procede mediante trattazione scritta, con fissazione di un termine non inferiore a 10 giorni prima dell’udienza per deposito di memorie conclusionali e di 5 giorni prima dell’udienza per memorie di replica.
Nel caso in cui non sia possibile garantire il rispetto dei termini di cui al periodo precedente, la controversia è rinviata a nuovo ruolo con possibilità di prevedere la trattazione scritta nel rispetto dei medesimi termini.
In caso di trattazione scritta le parti sono considerate presenti e i provvedimenti si intendono comunque assunti presso la sede dell’ufficio.

I componenti dei collegi giudicanti residenti, domiciliati o comunque dimoranti in luoghi diversi da quelli in cui si trova la commissione di appartenenza sono esonerati, su richiesta e previa comunicazione al Presidente di sezione interessata, dalla partecipazione alle udienze o camere di consiglio da svolgersi presso la sede della Commissione interessata.

Salvo quanto previsto in precedenza, le modalità di svolgimento delle udienze da remoto sono disciplinate ai sensi dell’articolo 16 del decreto-legge 23 ottobre 2018, n. 119, convertito, con modificazioni, dalla legge dicembre 2018, n. 136.

REGOLE TECNICHE PER LA REDAZIONE DEI PROVVEDIMENTI GIURISDIZIONALI DIGITALI

Con il Decreto del 6 novembre 2020, il Ministero dell’Economia e delle Finanze (MEF) ha approvato le regole tecnico-operative per la redazione dei provvedimenti giurisdizionali digitali da parte dei giudici tributari. Il decreto definisce in particolare le regole per:
a) la redazione in formato digitale e il deposito con modalità telematiche dei provvedimenti del giudice;
b) la redazione del processo verbale di udienza in formato digitale da parte del segretario di sezione;
c) la redazione e alla trasmissione telematica degli atti digitali da parte degli ausiliari del giudice;
d) la trasmissione dei fascicoli processuali informatici.
Le regole sono applicabili presso la CTP di Roma e la CTR Lazio a decorrere dal 1° dicembre 2020, mentre per le altre Commissioni tributarie dal 1° giugno 2021, fatta eccezione per la trasmissione telematica degli atti digitali da parte degli ausiliari del giudice che si applica dal 1° dicembre 2020 per tutte le Commissioni Tributarie.

Al giudice è assegnata un’area di lavoro contenente le applicazioni informatiche utili allo svolgimento dell’attività giurisdizionale, cd. “scrivania”. L’accesso alla scrivania è effettuata via web con credenziali personali, che saranno potenziate con un secondo fattore di autenticazione a decorrere dal 1° marzo 2021.
All’interno della scrivania è disponibile un’applicativo denominato “provvedimento giurisdizionale digitale (PGD)”, che realizza l’automazione dell’iter di redazione, approvazione, apposizione della firma elettronica qualificata o firma digitale e deposito in formato PDF/A dei provvedimenti giurisdizionali.
Per accedere alla scrivania, il giudice utilizza una postazione su cui sono adottate adeguate misure di sicurezza, quali la protezione dell’accesso, l’installazione e l’aggiornamento del sistema operativo, di un valido sistema antivirus e di programmi di protezione e di difesa.

I provvedimenti giurisdizionali digitali sono redatti in formato PDF/A, derivante dalla conversione di un documento testuale, senza limiti per le operazioni di selezione e copia parti, sottoscritti con firma elettronica qualificata o firma digitale, nel rispetto delle disposizioni contenute nel CAD.


Ai fini della redazione del provvedimento giurisdizionale digitale collegiale l’applicativo PGD consente:
a) di trasmettere il documento tra l’estensore e il presidente e la relativa sottoscrizione con firma elettronica qualificata o firma digitale;
b) di disporre l’oscuramento dei dati personali;
c) di trasmettere all’area di lavoro del segretario di sezione i provvedimenti giurisdizionali monocratici o collegiali digitali.

I provvedimenti in formato digitale sono depositati nel fascicolo processuale informatico e quindi pubblicati a cura del segretario di sezione tramite il S.I.Gi.T.. A seguito dell’apposizione della firma elettronica qualificata o firma digitale da parte del segretario, il S.I.Gi.T. attribuisce automaticamente il numero e la data al provvedimento.
Il segretario accede al S.I.Gi.T. con credenziali personali, e redige il processo verbale di udienza utilizzando le specifiche funzionalità. Quindi, produce il processo verbale di udienza in formato PDF/A, lo sottoscrive con firma elettronica qualificata o firma digitale ai fini dell’inserimento nel fascicolo processuale informatico.

La trasmissione degli atti digitali da parte degli ausiliari del giudice e delle amministrazioni pubbliche alle quali sono stati chiesti adempimenti istruttori deve essere effettuata tramite S.I.Gi.T. previa registrazione.
La trasmissione del fascicolo processuale informatico tra le Commissioni tributarie di ogni ordine e grado avviene tramite S.I.Gi.T., con modalità telematiche che consentono l’accesso al fascicolo informatico da parte del personale amministrativo.

REGOLE TECNICO-OPERATIVE PER UDIENZA DA REMOTO TRAMITE SKYPE FOR BUSINESS

Con il Decreto dell’11 novembre 2020, il Ministero dell’Economia e delle Finanze (MEF) ha approvato le regole tecnico-operative per lo svolgimento delle udienze pubbliche o camerali attraverso collegamenti da remoto, al fine di consentire l’attivazione delle udienze a distanza nell’ambito del processo tributario.
A tal fine è previsto l’utilizzo del programma informatico Skype for Business.
I collegamenti potranno essere effettuati tramite dispositivi che utilizzano esclusivamente infrastrutture e spazi di memoria collocati all’interno del sistema informativo della fiscalità (SIF) del Ministero dell’Economia e delle Finanze.

La partecipazione all’udienza avviene a distanza mediante un collegamento audiovisivo da remoto con modalità tali da assicurare la contestuale, effettiva e reciproca visibilità delle persone collegate e la possibilità di udire quanto viene detto, a garanzia della partecipazione e del contraddittorio.
La decisione del Presidente di svolgere l’udienza a distanza è comunicata alle parti a mezzo PEC.
Prima dell’udienza, l’ufficio di segreteria della Commissione tributaria invia una seconda comunicazione all’indirizzo PEC contenente il link per la partecipazione all’udienza a distanza.
Il link è diverso per ciascuna udienza, strettamente personale e non cedibile a terzi, fatta eccezione per l’eventuale difensore delegato.
In caso di mancato funzionamento del collegamento da remoto, il Presidente sospende l’udienza e, nel caso in cui sia impossibile ripristinare il collegamento, rinvia la stessa disponendo che ne venga data comunicazione alle parti tramite PEC.

Il verbale di udienza, redatto come documento informatico, è sottoscritto con firma elettronica qualificata o firma digitale dal Presidente o dal giudice monocratico e dal segretario dell’udienza.
Qualora non sia possibile procedere con la sottoscrizione digitale, il segretario procede ad effettuare copia informatica del verbale sottoscritto con firma autografa e ad inserirla nel fascicolo informatico d’ufficio, previa apposizione della propria firma digitale.

Tali procedure per le udienze da remoto, tuttavia, entrano in vigore solo in seguito alla pubblicazione del Decreto in Gazzetta Ufficiale.